Im ersten Gespräch zum unterschriebenen Vertrag: Meine persönliche Erfahrung🤫

Hi zusammen,

ich habe in der Community öfter gelesen, dass viele von euch mit dem Erstellen und Nachverfolgen von Angeboten/Verträgen zu kämpfen haben. Das kam mir sehr bekannt vor…

Man verbringt Stunden damit, Angebote zu schreiben, wartet dann ewig auf Rückmeldungen, und wenn sie endlich kommen, geht das Hin und Her mit Anpassungen los. Am Ende bleibt weniger Zeit fürs eigentliche Verkaufen. Nach einiger Frustration habe ich mich entschieden, meinen Prozess zu überdenken und zu automatisieren.

Mittlerweile habe ich regelmäßig nach dem ersten Call einen unterschrieben Vertrag…zum Teil sogar noch während des allerersten Calls 😀

Hier ist, wie ich das umgesetzt habe:

Während des Kundentelefonats fülle ich "nebenbei" ein Typeform-Formular aus. Google Forms oder ähnliche Tools würden auch funktionieren. In diesem Formular notiere ich:

Die Probleme des Kunden
Meine vorgeschlagenen Lösungen
Andere relevante Angaben für ein maßgeschneidertes Angebot

2. Wenn ich das Formular absende, startet im Hintergrund ein Automatisierungsworkflow in Make.com. Dieser Workflow:

Verarbeitet die Formulardaten
Reichert sie mit KI-generierten Inhalten an (z.B. wird eine detaillierte Projektbeschreibung und Timeline erstellt)
Fügt alle Informationen in ein vorgefertigtes Vertragstemplate bei PandaDoc ein

3. PandaDoc erstellt dann automatisch ein individualisiertes Angebotsdokument. Das Coole daran:

Man kann das Template vorher vollständig nach eigenen Vorstellungen designen
Es ermöglicht rechtssichere digitale Unterschriften
Es kann sogar automatisch Zahlungen abwickeln, wenn der Kunde unterschreibt

4. Das fertige Angebot wird sofort per E-Mail an den Kunden geschickt - noch während wir telefonieren😌

5. Wir können das Angebot dann gemeinsam im Call durchgehen. Dabei:

Klären wir offene Fragen sofort
Besprechen eventuelle Einwände direkt
Der Kunde kann bei Interesse sofort digital unterschreiben

6. Wenn wir uns auf eine Vorauszahlung geeinigt haben, wird der Kunde nach der Unterschrift direkt zur Zahlung weitergeleitet 💸

Der ganze Prozess dauert etwa zwei Minuten von der Dateneingabe bis zum Versand des Angebots.

Das hat meinen Arbeitsablauf enorm verbessert:

Ich spare viel Zeit bei der Angebotserstellung
Der Verkaufszyklus hat sich von Wochen auf Stunden verkürzt
Ich kann mich mehr auf das eigentliche Verkaufen konzentrieren

Ein Tipp, der sich für mich bewährt hat: Ich versuche, im Formular möglichst genau die Worte des Kunden zu verwenden. Das sorgt oft für positive Resonanz, weil sich die Kunden in ihrem individualisierten Angebot wirklich verstanden fühlen.

Was die Kosten angeht: PandaDoc kostet mich etwa 30€ im Monat, und Make.com kann sogar kostenlos sein, wenn man nicht viele andere Automatisierungen laufen hat.

Wie geht ihr bei euren Angeboten vor? Habt ihr ähnliche Erfahrungen mit Automatisierung gemacht oder andere Methoden gefunden, um den Prozess zu optimieren? Ich bin gespannt auf eure Gedanken und Erfahrungen.

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