Automatisierte E-Mail Outreach Maschine 🚀

Aug 27 (edited) in 🏆 Erfolge

Hey!

Viele von euch befinden sich wahrscheinlich in der aktiven Kunden-Akquise und ich weiß, wie zeitaufwendig (und nervig 😮‍💨) das sein kann.

Nachdem ich selbst lange mit E-Mail Akquise gekämpft habe und nie gewünschte Ergebnisse erzielen konnte und täglich Stunden darin investiert habe, habe ich mich dazu entschlossen, eine bessere, automatisierte Lösung zu entwickeln.

Nach monatelangen Rumprobieren, habe ich nun eine vollautomatisierte E-Mail Outreach Machine (liebevoll “Outreach Monster” getauft), mit der pro Tag bis zu 1500 personalisierte Mails rausgeschickt werden können.

Das Ergebnis: Jede Menge qualifizierte Leads in meiner Inbox & keine nervige manuelle Arbeit. Meine Zeit kann ich jetzt in die Tasks investieren, die unser Business strategisch nach vorne bringen.

Und das Beste? Jede Mail wird automatisch personalisiert (Mittels {Icebreaker} Variable). Das kann die Conversion-Rate auch gerne mal um 5-7% pushen.

Vielleicht hilft es euch auch weiter! Somit hier mal eine Anleitung, wie auch du dir so etwas aufbauen kannst 📝 (Ist bischien länger, lohnt sich aber ;))

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Was du brauchst:

-> Um das System aufzubauen, brauchst du folgende Tools:

Make.com – Die zentrale Plattform für die Automatisierung deines Workflows. Hier werden alle Prozesse miteinander verknüpft. Make ist im Prinzip kostenlos, solltest du höheres Volumen an Workflows durchlaufen lassen, brauchst du vielleicht den Basic Plan (9€ pro Monat)
Google Drive – Ein Google-Konto, um deine Leads in Google Sheets zu speichern und als Trigger für die Automatisierung zu nutzen. Google Drive ist im Basic-Plan kostenlos, kann aber bei größerem Speicherbedarf kostenpflichtig werden.
AnyMailFinder (Alternativ: Dropcontact) – Ein Tool zur Validierung und Anreicherung von E-Mail-Adressen. Es gibt verschiedene Preispläne, beginnend ab 49 Euro pro Monat für kleine Mengen an Suchanfragen.
OpenAI (GPT-3.5/4) – Für die Personalisierung der E-Mails. Verschiedene Preispläne, hier können die Kosten stark variieren, aber für kleine Mengen liegt der Preis oft bei wenigen Cent pro Anfrage.
Instantly – Eine Plattform zum Versenden von Cold E-Mails. Instantly bietet einen Preisplan ab 97 Euro pro Monat, der eine hohe Anzahl an täglichen E-Mails abdeckt.

-> Gesamtkosten:

Die monatlichen Gesamtkosten hängen stark davon ab, wie intensiv du die Tools nutzt und welche Pläne du wählst. Für einen soliden Start solltest du mit ca. 155 bis 200 Euro pro Monat rechnen. Wenn du größere Volumen verarbeitest oder erweiterte Funktionen benötigst, können die Kosten entsprechend steigen.

Aber denk dran: Für diese max. 200€ / Monat kannst du JEDEN TAG bis zu 1500 personalisierte Mails versenden. Gehen wir mal von einer mickrigen Conversion Rate Mail -> Call von 2% aus, hast du dadurch schon durchschnittlich 30 Termine täglich gebucht in deinem Kalender. Wenn du davon nur 10% closed (und das wäre wirklich wenig), hast du dadurch 3 Kunden / Tag in der Tasche. Das Ergebnis kannst du dir selbst ausrechnen.

So, los gehts!

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Schritt 1: Einrichtung der Lead-Generierung und des ersten Workflows

Erstellen eines Google Drive-Ordners:

-> Erstelle einen dedizierten Ordner in Google Drive, in den du Google Sheets mit deinen Leads ablegst. Dieser Ordner fungiert als Auslöser für die Automatisierung.

2. Einrichten eines Triggers in Make.com:

-> Erstelle ein neues Szenario in Make.com und füge ein Modul hinzu, um „Dateien“ in dem festgelegten Google Drive-Ordner zu überwachen.

-> Konfiguriere es so, dass speziell nach Google Sheets gesucht wird, die die Lead-Daten enthalten.

3. Daten aus dem Google Sheet auslesen:

-> Füge ein Modul in Make.com hinzu, um „Zeilen zu durchsuchen“ im Google Sheet. Dieses Modul wird jede Zeile (jeden Lead) im Sheet durchgehen.

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Schritt 2: E-Mail-Anreicherung

Einrichten der E-Mail-Validierung:

-> Verwende einen E-Mail-Anreicherungs Tool wie AnyMailFinder, um die E-Mail-Adressen zu validieren und zu bereichern.

-> Integriere die AnyMailFinder API in dein Make.com-Szenario. Du musst dich mit deinem API-Schlüssel authentifizieren und eine POST-Anfrage an den API-Endpunkt mit dem Firmennamen oder der Domain senden, um gültige E-Mails zu finden.

2. Einrichten eines Callbacks für die Ergebnisse:

-> Richte einen Webhook in Make.com ein, um den Callback von AnyMailFinder zu empfangen, sobald die E-Mails validiert wurden. Dies stellt sicher, dass der Prozess auf die E-Mail-Bereicherung wartet, bevor er fortfährt.

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Schritt 3: Personalisierung der E-Mails mit KI

Integration von OpenAI für die Personalisierung:

-> Verwende die APi von OpenAI nach der E-Mail-Validierung, um personalisierte E-Mail-Inhalte zu generieren.

-> Übermittle die Daten des Leads, wie vollständiger Name, Firma, Titel und LinkedIn-Profilinformationen, an OpenAI, um eine individuelle Einleitung und Icebreaker für jede E-Mail zu erstellen.

2. Formatierung von Namen und Entfernen unnötiger Zeichen:

-> Vor der Generierung der E-Mail-Inhalte nutze ein OpenAI-Modul in Make.com, um die Namen zu bereinigen (z.B. Emojis entfernen, Groß-/Kleinschreibung korrigieren). Dies sorgt dafür, dass die E-Mails professionell und gut formatiert sind.

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Schritt 4: E-Mails mit Instantly versenden

Erstellen einer Instantly-Kampagne:

-> Erstelle eine Kampagne in Instantly (oder einer anderen Cold-E-Mail-Plattform deiner Wahl).

-> Füge die notwendigen Variablen hinzu, wie Vorname, Nachname, Firmenname und die von OpenAI generierte personalisierte Einleitung.

2. Leads zu Instantly hinzufügen:

-> Verwende die Instantly API, um die Leads automatisch zur Kampagne hinzuzufügen, sobald sie validiert und personalisiert wurden.

-> Das System sollte die Lead-Daten, einschließlich der E-Mail-Adresse, des Vornamens, Nachnamens, Firmennamens und der personalisierten Einleitung, an Instantly senden.

3. Große Lead-Listen verwalten:

-> Wenn du eine große Anzahl von Leads verarbeitest, teile das Szenario in zwei Teile, um Zeitüberschreitungen zu vermeiden. Der erste Teil kümmert sich um die E-Mail-Bereicherung, der zweite Teil um die Personalisierung und den Versand der E-Mails

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Schritt 5: Optimieren und Skalieren

Überwachen und Anpassen:

-> Überwache die Leistung deiner E-Mails. Passe die Personalisierungs-Prompts und den E-Mail-Inhalt basierend auf den Antwortquoten an.

-> Wenn nötig, passe die Make.com-Szenarien an, um Probleme wie Zeitüberschreitungen oder Verarbeitungsfehler zu beheben.

2. System skalieren:

-> Wenn deine Kampagne wächst, kannst du weitere virtuelle Assistenten für die Lead-Generierung hinzufügen oder dein Instantly-Konto erweitern, um ein höheres E-Mail-Volumen einzustellen.

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Wenn ihr vorher noch nie etwas von Make.com etc. gehört habt / damit gearbeitet habt, kann das für euch alle recht kryptisch wirken. Aber macht euch da keine Sorgen, schaut euch Videos etc. an und ihr kommt da mit der Zeit mehr und mehr rein.

Und glaubt mir, euer Umsatz wird euch dafür danken!

Bei dem ganzen Prozess sind noch ein paar Punkte wie das Aufwärmen eurer Postfächer, verschiedene Mail-Adressen etc. wichtig, dazu eventuell mehr in einem späteren Post / wenn das Leute interessiert.

Cheers,

Karlson

PS: Ich füge diesem Post die Tage ein Loom bei, wo ich das System zeige!

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